Những kỹ năng nào là cốt lõi để có thể quản lý tốt một nhóm người. Bài viết này sẽ chỉ ra cho các bạn thấy một vài điểm mấu chốt của vấn đề quản lý, những việc từ lựa chọn đúng người, phân công đúng việc, quyết định chuẩn mực, giải quyết các mâu thuẫn hay đơn giản là động viên các thành viên của nhóm.
Ngoài ra chúng tôi cũng sẽ chỉ ra một vài khó khăn cơ bản mà một người quản lý thường gặp phải cũng như cách giải quyết những khó khăn ấy.
(Xin lưu ý rằng đây chỉ là một bài viết tổng hợp, từng đề mục chính trong bài này sẽ được chúng tôi viết riêng thành những chủ đề chuyên sâu hơn, mời bạn đón đọc)
Quản lý là gì và quản lý có phải là lãnh đạo không?
Để giải quyết định nghĩa của từ "quản lý" trong một công ty, ta sẽ phân tích sự khác nhau giữa quản lý và lãnh đạo trước. Như Waren G Bennis đã từng nói
Lãnh Đạo liên quan đến việc hoạch định trước tương lai và vẽ ra những mục tiêu tươi sáng, sau đó phổ biến mục tiêu đến nhân viên, giúp họ hiểu cũng như cam kết các kế hoạch của mình.
Quản Lý, ở một góc độ khác, là những người giúp đảm bảo các kế hoạch được thực hiện một cách hiệu, và tổ chức sẽ đạt được mục đích mà Lãnh Đạo đã chỉ ra.
2 chức năng này liên kết chặt chẽ với nhau, và để làm tốt việc quản lý của mình bạn cũng phải có tầm nhìn như một Lãnh Đạo. Bài viết này, chúng tôi chỉ giới hạn về chức năng, kỹ năng cũng như trách nhiệm của những nhà quản lý cụ thể.
Vấn đề đáng lưu tâm đầu tiên của một người quản lý mới đó là sự Ủy Quyền.
Rất nhiều nhà quản lý trẻ, khi mới được thăng chức và được giao những nhiệm vụ đầu tiên. Tâm lý lo lắng về việc sẽ không hoàn thành nhiệm vụ cũng như mong muốn thể hiện bản thân mình với ban lãnh đạo sẽ khiến không ít người ôm hết việc vào mình. Cảm giác không an toàn và thiếu tin tưởng khi phân công nhiệm vụ cho những người còn lại trong nhóm. Những suy nghĩ và hành động này là hoàn toàn sai lầm.
Bạn có kỹ năng tốt, bạn có nhiệt huyết, bạn có kinh nghiệm, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn có thể làm được mọi việc một mình. Hãy học các ủy thác/ủy quyền lại cho các thành viên khác trong nhóm, điều đó sẽ khiến bạn trở nên đáng tin hơn trong mắt ban lãnh đạo cũng như các thành viên trong nhóm của mình.
Sự ủy thác được xem là thành công khi bạn chọn đúng người cho đúng việc, vì vậy việc đầu tiên bạn cần làm là phổ biến rõ ràng vai trò của các cá nhân và mục tiêu của nhóm. Và để kiểm soát công việc của từng cá nhân, bạn và các thành viên phải ngồi lại với nhau để đặt ra "bảng quy ước" hoặc "điều lệ làm việc của nhóm", đây là điều cần thiết, nó sẽ giúp mọi việc trong nhóm diễn ra một cách rõ ràng và suôn sẻ hơn.
Sau khi đã phổ biến "bảng quy ước", sẽ đến bước "phân công nhiệm vụ", hãy nghiên cứu về kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực của từng cá nhân, và ủy thác công việc sao cho phù hợp với từng người một.
Điều gì khiến các thành viên trong nhóm của bạn thức dậy và đi làm vào mỗi buổi sáng? Tiền bạc? Danh vọng? Hay còn lý do nào khác?
Nhiều người làm việc một cách sảng khoái, họ hài lòng về thu nhập hiện tại và tự hào về công việc mà mình đang. Một số khác chỉ xem nó như là gánh nặng, họ đơn thuần phải làm vì cần vật chất để tồn tại.
Dù lý do là gì đi chăng nữa ta cũng xem nó như là động lực, và người viết bài này dựa vào ý kiến chủ quan xin được phép chia thành 2 loại động lực có chung mục đích: động lực tích cực và động lực tiêu cực.
Và nhiệm vụ của một người quản lý đó là định hướng lại động lực tiêu cực đồng thời cố gắng phát huy động lực tích cực. Về việc làm thế nào để động viên đúng cách chúng tôi sẽ đề cập đến trong một bài viết khác, bạn có thể xem trong thư mục kiến thức.
Dù bạn sử dụng bất kỳ phương pháp động viên nào cũng nên lưu ý rằng mỗi người đều có nhu cầu khác nhau khi nói đến động lực. Một vài người có khả năng "self-motivated" (khả năng tự kích thích bản thân) cao hơn những người khác và ngược lại có những người lại cần được động viên nhiều hơn.
Phân tích kỹ lưỡng thì có vẻ vấn đề này không hề dễ dàng cho cấp độ quản lý, lời khuyên của người viết bài này đó là: "hãy động viên một cách nghiêm túc và nhiệt tình, bạn sẽ tạo được động lực không chỉ cho người khác mà còn cho chính bản thân mình".
Kỹ năng đào tạo của bạn sẽ xác định thành công lâu dài trong nghề quản lý, nếu bạn có thể giúp cho các thành viên của mình làm tốt hơn mảng công việc mà họ đang đảm nhận, bạn sẽ nhận được sự ủng hộ và mong muốn được làm việc cùng từ nhiều người khác.
Cách tốt nhất để phát triển kỹ năng của từng cá nhân đó là thường xuyên cung cấp những thông tin phản hồi về phần việc mà họ đảm nhận. Nhiều người sẽ không thích hoặc e ngại khi phải nghe phản hồi, nhất là phản hồi tiêu cực, tuy nhiên, bạn nên duy trì đều đặn việc gửi đi và nhận lại thông tin phản hồi, việc này sẽ giúp cải thiện khả năng làm việc của cả nhóm.
Một trong những cách khác để xây dựng một đội ngũ phát triển đồng bộ có tính liên kết với nhau đó là sử dụng công cụ Team Building, để biết thêm về công cụ này bạn có thể đọc bài viết: Team Building là gì ?
Kỹ năng giao tiếp và trao đổi thông tin là điều rất quan trọng trong việc duy trì hoạt động của một nhóm. Có hai loại giao tiếp mà chúng tôi sẽ phân tích tính quan trọng của nó bên dưới đây.
Hai trong nhiều yếu tố khiến một cuộc họp trở nên thoải mái và tốt đẹp đó là:
1. Phát biểu tích cực - đối với nhân viên
2. Lắng nghe tích cực - đối với quản lý
Về cách điều tiết một cuộc họp thành công, chúng tôi sẽ có một bài viết khác đầy đủ hơn.
Ngoài ra chúng tôi cũng sẽ chỉ ra một vài khó khăn cơ bản mà một người quản lý thường gặp phải cũng như cách giải quyết những khó khăn ấy.
(Xin lưu ý rằng đây chỉ là một bài viết tổng hợp, từng đề mục chính trong bài này sẽ được chúng tôi viết riêng thành những chủ đề chuyên sâu hơn, mời bạn đón đọc)
Quản lý là gì?
Quản lý là gì và quản lý có phải là lãnh đạo không?
Xem thêm bài Như thế nào là một lãnh đạo tài ba, để hiểu rõ hơn nhiệm vụ của một lãnh đạo.
Để giải quyết định nghĩa của từ "quản lý" trong một công ty, ta sẽ phân tích sự khác nhau giữa quản lý và lãnh đạo trước. Như Waren G Bennis đã từng nói
Lãnh Đạo là những người là việc đúng; Quản Lý là những người làm đúng việc.
Lãnh Đạo liên quan đến việc hoạch định trước tương lai và vẽ ra những mục tiêu tươi sáng, sau đó phổ biến mục tiêu đến nhân viên, giúp họ hiểu cũng như cam kết các kế hoạch của mình.
Quản Lý, ở một góc độ khác, là những người giúp đảm bảo các kế hoạch được thực hiện một cách hiệu, và tổ chức sẽ đạt được mục đích mà Lãnh Đạo đã chỉ ra.
2 chức năng này liên kết chặt chẽ với nhau, và để làm tốt việc quản lý của mình bạn cũng phải có tầm nhìn như một Lãnh Đạo. Bài viết này, chúng tôi chỉ giới hạn về chức năng, kỹ năng cũng như trách nhiệm của những nhà quản lý cụ thể.
Tầm quan trọng của việc Ủy Quyền !
Vấn đề đáng lưu tâm đầu tiên của một người quản lý mới đó là sự Ủy Quyền.
Rất nhiều nhà quản lý trẻ, khi mới được thăng chức và được giao những nhiệm vụ đầu tiên. Tâm lý lo lắng về việc sẽ không hoàn thành nhiệm vụ cũng như mong muốn thể hiện bản thân mình với ban lãnh đạo sẽ khiến không ít người ôm hết việc vào mình. Cảm giác không an toàn và thiếu tin tưởng khi phân công nhiệm vụ cho những người còn lại trong nhóm. Những suy nghĩ và hành động này là hoàn toàn sai lầm.
Bạn có kỹ năng tốt, bạn có nhiệt huyết, bạn có kinh nghiệm, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn có thể làm được mọi việc một mình. Hãy học các ủy thác/ủy quyền lại cho các thành viên khác trong nhóm, điều đó sẽ khiến bạn trở nên đáng tin hơn trong mắt ban lãnh đạo cũng như các thành viên trong nhóm của mình.
Sự ủy thác được xem là thành công khi bạn chọn đúng người cho đúng việc, vì vậy việc đầu tiên bạn cần làm là phổ biến rõ ràng vai trò của các cá nhân và mục tiêu của nhóm. Và để kiểm soát công việc của từng cá nhân, bạn và các thành viên phải ngồi lại với nhau để đặt ra "bảng quy ước" hoặc "điều lệ làm việc của nhóm", đây là điều cần thiết, nó sẽ giúp mọi việc trong nhóm diễn ra một cách rõ ràng và suôn sẻ hơn.
Sau khi đã phổ biến "bảng quy ước", sẽ đến bước "phân công nhiệm vụ", hãy nghiên cứu về kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực của từng cá nhân, và ủy thác công việc sao cho phù hợp với từng người một.
Tạo động lực cho thành viên của nhóm !
Điều gì khiến các thành viên trong nhóm của bạn thức dậy và đi làm vào mỗi buổi sáng? Tiền bạc? Danh vọng? Hay còn lý do nào khác?
Nhiều người làm việc một cách sảng khoái, họ hài lòng về thu nhập hiện tại và tự hào về công việc mà mình đang. Một số khác chỉ xem nó như là gánh nặng, họ đơn thuần phải làm vì cần vật chất để tồn tại.
Dù lý do là gì đi chăng nữa ta cũng xem nó như là động lực, và người viết bài này dựa vào ý kiến chủ quan xin được phép chia thành 2 loại động lực có chung mục đích: động lực tích cực và động lực tiêu cực.
Và nhiệm vụ của một người quản lý đó là định hướng lại động lực tiêu cực đồng thời cố gắng phát huy động lực tích cực. Về việc làm thế nào để động viên đúng cách chúng tôi sẽ đề cập đến trong một bài viết khác, bạn có thể xem trong thư mục kiến thức.
Dù bạn sử dụng bất kỳ phương pháp động viên nào cũng nên lưu ý rằng mỗi người đều có nhu cầu khác nhau khi nói đến động lực. Một vài người có khả năng "self-motivated" (khả năng tự kích thích bản thân) cao hơn những người khác và ngược lại có những người lại cần được động viên nhiều hơn.
Phân tích kỹ lưỡng thì có vẻ vấn đề này không hề dễ dàng cho cấp độ quản lý, lời khuyên của người viết bài này đó là: "hãy động viên một cách nghiêm túc và nhiệt tình, bạn sẽ tạo được động lực không chỉ cho người khác mà còn cho chính bản thân mình".
Phát triển và đào tạo các thành viên của nhóm.
Điều tồi tệ hơn việc đào tạo nhân viên của mình và để mất họ, đó là không bao giờ đào tạo và tiếp tục giữ họ lại.Một nhóm được hình thành từ những thành viên có khả năng và triển vọng khác nhau, đặc biệt là ở độ tuổi và giai đoạn sự nghiệp của họ. Đối với một vài người thì nhiệm vụ hay công việc hiện tại là một thách thức, khó khăn và họ cần người hỗ trợ cũng như giúp đỡ, đối với một số khác thì lại giống như dạo chơi vậy, đơn giản và nhanh chóng. Và cho dù ai đi chăng nữa với nhiệm vụ là một người quản lý, trách nhiệm của bạn là phải phát triển họ.
---Zig Zigla
Kỹ năng đào tạo của bạn sẽ xác định thành công lâu dài trong nghề quản lý, nếu bạn có thể giúp cho các thành viên của mình làm tốt hơn mảng công việc mà họ đang đảm nhận, bạn sẽ nhận được sự ủng hộ và mong muốn được làm việc cùng từ nhiều người khác.
Cách tốt nhất để phát triển kỹ năng của từng cá nhân đó là thường xuyên cung cấp những thông tin phản hồi về phần việc mà họ đảm nhận. Nhiều người sẽ không thích hoặc e ngại khi phải nghe phản hồi, nhất là phản hồi tiêu cực, tuy nhiên, bạn nên duy trì đều đặn việc gửi đi và nhận lại thông tin phản hồi, việc này sẽ giúp cải thiện khả năng làm việc của cả nhóm.
Một trong những cách khác để xây dựng một đội ngũ phát triển đồng bộ có tính liên kết với nhau đó là sử dụng công cụ Team Building, để biết thêm về công cụ này bạn có thể đọc bài viết: Team Building là gì ?
Giao tiếp và trao đổi thông tin nội bộ - bên ngoài
Kỹ năng giao tiếp và trao đổi thông tin là điều rất quan trọng trong việc duy trì hoạt động của một nhóm. Có hai loại giao tiếp mà chúng tôi sẽ phân tích tính quan trọng của nó bên dưới đây.
1. Giao tiếp nội bộ:
Là một người quản lý, bạn phải thường xuyên tổ chức những cuộc họp, và hãy nhớ rằng những cuộc họp là chìa khóa cho mọi vấn đề mà tổ chức bạn gặp phải, hãy học cách điều tiết một cuộc họp theo hướng tích cực cho cả bạn lẫn nhân viên trong nhóm của mình.Hai trong nhiều yếu tố khiến một cuộc họp trở nên thoải mái và tốt đẹp đó là:
1. Phát biểu tích cực - đối với nhân viên
2. Lắng nghe tích cực - đối với quản lý
Về cách điều tiết một cuộc họp thành công, chúng tôi sẽ có một bài viết khác đầy đủ hơn.
<còn nữa>
Sài Gòn, 24/5/2015
Tâm Đặng và Vietnamteamwork'er.
ĐỂ LẠI BÌNH LUẬN