Xây dựng và Duy trì đội nhóm (Team) hiệu quả

Điều gì sẽ được ưu tiên khi bạn suy nghĩ về một đội nhóm hiệu quả? Bạn có thể hình dung ra một đội ngũ làm việc liền mạch như một khối.

Đội nhóm mạnh mẽ về năng lực, mỗi người lại có một thế mạnh riêng, có tranh luận nhưng không cãi nhau và có đủ tinh thần cạnh tranh lành mạnh để mang lại hiệu quả công việc của tập thể…công việc được thực hiện một cách hiệu quả là những gì một lãnh đạo đang khát khao xây dựng và duy trì đội ngũ nhân viên nội tại.

Đó cũng là một thách thức không nhỏ với các nhà lãnh đạo muốn "lắp ráp" đội nhóm (Team ) của họ trở thành một khối. Theo tôi điều này không quá khó thực hiện nếu áp dụng theo 2 nội dung sau đây:

Thứ 1: Phân tích và Kết hoạch

Cho dù người lãnh đạo phải đảm trách nhiệm vụ cho đội nhóm mới, hoặc hiện tại đang

Đâu mới là hiệu quả thật sự từ chương trình Team Buiding?

Bạn có thể được tham gia vào một hoạt động đội nhóm tại một số địa điểm.

Có lẽ đó là một ngày nghĩ đẹp trời vào cuối tuần hoặc một buổi chiều nắng chói chang trên bãi biển và bạn đang có mặt trong hoạt động “Team Work” do người lãnh đạo của mình tổ chức nhằm gắn kết tất cả mọi người.

Nhưng câu hỏi đặt ra khi bạn và đồng nghiệp của bạn Có hay Không đọng lại những Kinh Nghiệm, cũng như Giá Trị từ Team Work mang lại khi các thành viên trong nhóm (Team) của bạn trở lại văn phòng? Đôi khi lại trở về với hành vi thường ngày của họ như thể tranh cãi về một mâu thuẫn nhỏ nhất hay từ chối hợp tác với nhau ?

…

Đỗ lỗi cho người thực hiện hay đơn vị tổ chức Team Work?

Thông thường, một người lãnh đạo ( đơn vị tổ chức) chưa nắm bắt được nhu cầu gắn kết các thành viên của đội nhóm ( Team ) mình cần gì, chưa suy nghĩ thấu đáo thực tế hay gút mắt trong tâm lý họ, dẫn đến đơn vị thực hiện ( người truyền tải giá trị Team Work ) không truyền tải hết được phần cốt lõi của vấn đề.

Điều này có xu hướng làm lãng phí thời gian – Người lãnh đạo ( Đơn vị tổ chức ) có nguy cơ mất đi sự tôn trọng của đội nhóm ( Team ) của họ khi một hoạt động Team Work diễn ra mà không thực sự “thấm” vào nhu cầu của người tham gia.

…

Hoạt động xây dựng đội nhóm có thể là một cuộc cách mạng nhỏ để thống nhất một đội nhóm ( Team )…

Tăng cường Tư Duy Sáng Tạo trong "Team"

Trong một đơn vị nọ, anh Ph.Đ có một đội ngũ tuyệt vời. Mỗi cá nhân dưới sự quản lý của anh Ph.Đ được đánh giá rất có năng lực, giàu kinh nghiệm và làm việc chăm chỉ. Nhưng trong các cuộc họp của đơn vị, dường như họ không muốn chia sẽ những hiểu biết và ý tưởng cá nhân. Họ đang gặp phải vấn đề gì chăng?

Hơn nữa, dù tất cả mọi người luôn tôn trọng quan điểm của người khác, song có thể nhìn thấy nỗi sợ mỗi khi họ muốn trình bày một quan điểm nào đó và quan ngại rằng những điều đó có thể được xem là ngớ ngẩn, là lạ lùng, là lố bịch, là sai…

Đến đây, vấn đề đang nằm ở Tư Duy Sáng Tạo của mỗi cá nhân nói riêng và một bộ phận tạm gọi là “cá thể mới” trong “môi trường mới” nói chung.

Làm sao để “đánh thức” được Tư Duy Sáng Tạo?

 Muốn được Tư Duy Sáng Tạo thì tất yếu phải định hình được cái Tôi và sự Tự Tin nhất định trong mỗi cá nhân, chối bỏ lối Tư Duy Thông Thường bằng việc cảm thấy thoải mái với những việc không thoải mái.

Đối với nhà lãnh đạo, cố gắng thay đổi môi trường hội họp cứng nhắc của đội (Team) bạn một cách thoải mái nhất nhưng vẫn giữ được nội dung khách quan và vấn đề trọng tâm.

Cách tốt nhất hãy tạo ra một sân chơi ngoài trời với các hoạt động “Team Buiding” mang tính sáng tạo và liên kết. Lồng ghép những điều họ cho là lố bịch, là ngớ ngẩn nói trên được tập thể xem đó là một ý kiến đáng được quan tâm và tôn trọng.

Tóm lại, truyền một nguồn cảm hứng đầy thách thức khác với sự sáng tạo và niềm đam mê của họ là cách phát triển Tư Duy Sáng Tạo mạnh mẽ nhất!

Khám phá động lực tốt nhất cho Team của bạn

Mỗi người trong "team" là một cá thể duy nhất, không trùng lặp, và họ có những động cơ/động lực khác nhau để đi đến thành công.

May mắn rằng, có những yếu tố khá phổ biến mà các thành viên trong nhóm của bạn có thể sẽ bị ảnh hưởng. Và một khi bạn tìm ra được những yếu tố này, bạn sẽ dễ dàng thúc đẩy tinh thần làm việc của tất cả mọi người.

Ở bài viết này, chúng tôi sẽ cố gắng

Kỹ năng cần có của người quản lý đội nhóm

Những kỹ năng nào là cốt lõi để có thể quản lý tốt một nhóm người. Bài viết này sẽ chỉ ra cho các bạn thấy một vài điểm mấu chốt của vấn đề quản lý, những việc từ lựa chọn đúng người, phân công đúng việc, quyết định chuẩn mực, giải quyết các mâu thuẫn hay đơn giản là động viên các thành viên của nhóm. 

Ngoài ra chúng tôi cũng sẽ chỉ ra một vài khó khăn cơ bản mà một người quản lý thường gặp phải cũng như cách giải quyết những khó khăn ấy.

(Xin lưu ý rằng đây chỉ là một bài viết tổng hợp, từng đề mục chính trong bài này sẽ được chúng tôi viết riêng thành những chủ đề chuyên sâu hơn, mời bạn đón đọc)

Quản lý là gì?

Quản lý là gì và quản lý có phải là lãnh đạo không?

Xem thêm bài Như thế nào là một lãnh đạo tài ba, để hiểu rõ hơn nhiệm vụ của một lãnh đạo.

Để giải quyết định nghĩa của từ "quản lý" trong một công ty, ta sẽ phân tích sự khác nhau giữa quản lý và lãnh đạo trước. Như Waren G Bennis đã từng nói

Lãnh Đạo là những người là việc đúng; Quản Lý là những người làm đúng việc.

Lãnh Đạo liên quan đến việc hoạch định trước tương lai và vẽ ra những mục tiêu tươi sáng, sau đó phổ biến mục tiêu đến nhân viên, giúp họ hiểu cũng như cam kết các kế hoạch của mình.

Quản Lý, ở một góc độ khác, là những người giúp đảm bảo các kế hoạch được thực hiện một cách hiệu, và tổ chức sẽ đạt được mục đích mà Lãnh Đạo đã chỉ ra.

2 chức năng này liên kết chặt chẽ với nhau, và để làm tốt việc quản lý của mình bạn cũng phải có tầm nhìn như một Lãnh Đạo. Bài viết này, chúng tôi chỉ giới hạn về chức năng, kỹ năng cũng như trách nhiệm của những nhà quản lý cụ thể.

Tầm quan trọng của việc Ủy Quyền !

Vấn đề đáng lưu tâm đầu tiên của một người quản lý mới đó là sự Ủy Quyền.

Rất nhiều nhà quản lý trẻ, khi mới được thăng chức và được giao những nhiệm vụ đầu tiên. Tâm lý lo lắng về việc sẽ không hoàn thành nhiệm vụ cũng như mong muốn thể hiện bản thân mình với ban lãnh đạo sẽ khiến không ít người ôm hết việc vào mình. Cảm giác không an toàn và thiếu tin tưởng khi phân công nhiệm vụ cho những người còn lại trong nhóm. Những suy nghĩ và hành động này là hoàn toàn sai lầm.

Bạn có kỹ năng tốt, bạn có nhiệt huyết, bạn có kinh nghiệm, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn có thể làm được mọi việc một mình. Hãy học các ủy thác/ủy quyền lại cho các thành viên khác trong nhóm, điều đó sẽ khiến bạn trở nên đáng tin hơn trong mắt ban lãnh đạo cũng như các thành viên trong nhóm của mình.

Sự ủy thác được xem là thành công khi bạn chọn đúng người cho đúng việc, vì vậy việc đầu tiên bạn cần làm là phổ biến rõ ràng vai trò của các cá nhân và mục tiêu của nhóm. Và để kiểm soát công việc của từng cá nhân, bạn và các thành viên phải ngồi lại với nhau để đặt ra "bảng quy ước" hoặc "điều lệ làm việc của nhóm", đây là điều cần thiết, nó sẽ giúp mọi việc trong nhóm diễn ra một cách rõ ràng và suôn sẻ hơn.

Sau khi đã phổ biến "bảng quy ước", sẽ đến bước "phân công nhiệm vụ", hãy nghiên cứu về kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực của từng cá nhân, và ủy thác công việc sao cho phù hợp với từng người một.

Tạo động lực cho thành viên của nhóm !

Điều gì khiến các thành viên trong nhóm của bạn thức dậy và đi làm vào mỗi buổi sáng? Tiền bạc? Danh vọng? Hay còn lý do nào khác?

Nhiều người làm việc một cách sảng khoái, họ hài lòng về thu nhập hiện tại và tự hào về công việc mà mình đang. Một số khác chỉ xem nó như là gánh nặng, họ đơn thuần phải làm vì cần vật chất để tồn tại.

Dù lý do là gì đi chăng nữa ta cũng xem nó như là động lực, và người viết bài này dựa vào ý kiến chủ quan xin được phép chia thành 2 loại động lực có chung mục đích: động lực tích cực và động lực tiêu cực.

Và nhiệm vụ của một người quản lý đó là định hướng lại động lực tiêu cực đồng thời cố gắng phát huy động lực tích cực. Về việc làm thế nào để động viên đúng cách chúng tôi sẽ đề cập đến trong một bài viết khác, bạn có thể xem trong thư mục kiến thức.

Dù bạn sử dụng bất kỳ phương pháp động viên nào cũng nên lưu ý rằng mỗi người đều có nhu cầu khác nhau khi nói đến động lực. Một vài người có khả năng "self-motivated" (khả năng tự kích thích bản thân) cao hơn những người khác và ngược lại có những người lại cần được động viên nhiều hơn.

Phân tích kỹ lưỡng thì có vẻ vấn đề này không hề dễ dàng cho cấp độ quản lý, lời khuyên của người viết bài này đó là: "hãy động viên một cách nghiêm túc và nhiệt tình, bạn sẽ tạo được động lực không chỉ cho người khác mà còn cho chính bản thân mình".

Phát triển và đào tạo các thành viên của nhóm.

Điều tồi tệ hơn việc đào tạo nhân viên của mình và để mất họ, đó là không bao giờ đào tạo và tiếp tục giữ họ lại.
---Zig Zigla

Một nhóm được hình thành từ những thành viên có khả năng và triển vọng khác nhau, đặc biệt là ở độ tuổi và giai đoạn sự nghiệp của họ. Đối với một vài người thì nhiệm vụ hay công việc hiện tại là một thách thức, khó khăn và họ cần người hỗ trợ cũng như giúp đỡ, đối với một số khác thì lại giống như dạo chơi vậy, đơn giản và nhanh chóng. Và cho dù ai đi chăng nữa với nhiệm vụ là một người quản lý, trách nhiệm của bạn là phải phát triển họ.

Kỹ năng đào tạo của bạn sẽ xác định thành công lâu dài trong nghề quản lý, nếu bạn có thể giúp cho các thành viên của mình làm tốt hơn mảng công việc mà họ đang đảm nhận, bạn sẽ nhận được sự ủng hộ và mong muốn được làm việc cùng từ nhiều người khác.

Cách tốt nhất để phát triển kỹ năng của từng cá nhân đó là thường xuyên cung cấp những thông tin phản hồi về phần việc mà họ đảm nhận.  Nhiều người sẽ không thích hoặc e ngại khi phải nghe phản hồi, nhất là phản hồi tiêu cực, tuy nhiên, bạn nên duy trì đều đặn việc gửi đi và nhận lại thông tin phản hồi, việc này sẽ giúp cải thiện khả năng làm việc của cả nhóm.

Một trong những cách khác để xây dựng một đội ngũ phát triển đồng bộ có tính liên kết với nhau đó là sử dụng công cụ Team Building, để biết thêm về công cụ này bạn có thể đọc bài viết: Team Building là gì ?

Giao tiếp và trao đổi thông tin nội bộ - bên ngoài

Kỹ năng giao tiếp và trao đổi thông tin là điều rất quan trọng trong việc duy trì hoạt động của một nhóm. Có hai loại giao tiếp mà chúng tôi sẽ phân tích tính quan trọng của nó bên dưới đây.

1. Giao tiếp nội bộ:

Là một người quản lý, bạn phải thường xuyên tổ chức những cuộc họp, và hãy nhớ rằng những cuộc họp là chìa khóa cho mọi vấn đề mà tổ chức bạn gặp phải, hãy học cách điều tiết một cuộc họp theo hướng tích cực cho cả bạn lẫn nhân viên trong nhóm của mình.

Hai trong nhiều yếu tố khiến một cuộc họp trở nên thoải mái và tốt đẹp đó là:
    1. Phát biểu tích cực - đối với nhân viên
    2. Lắng nghe tích cực - đối với quản lý

Về cách điều tiết một cuộc họp thành công, chúng tôi sẽ có một bài viết khác đầy đủ hơn.

<còn nữa>

Sài Gòn, 24/5/2015

Tâm Đặng và Vietnamteamwork'er.

Team Building là gì?

Team building là gì? Tại sao tôi buộc phải tham gia một chương trình team building của công ty mình? Và có hàng trăm câu hỏi tương tự như vậy xuất hiện khoảng thời gian gần đây, xoay quanh vấn đề về Team Building hay Teamwork Training.

Team Building là một thuật ngữ, mà theo từ điển nó có nghĩa đơn giản là: "Xây dựng đội nhóm". Chuyên sâu hơn, ta có thể hiểu Team Building là một loạt các hoạt động dùng để tác động và can thiệp trực tiếp cũng như gián tiếp đến một nhóm người nhằm tăng cường mối quan hệ xã hội và làm rõ vai trò của từng thành viên trong nhóm. Hay nó còn được dùng để giải quyết các vấn đề về công việc, hoặc thậm chí những mâu thuẫn những rắc rối cá nhân mà từ đó gây ảnh hưởng đến nhóm/tổ chức đó. Từ đó hình thành một tổ chức vững mạnh nơi các thành viên "bị buộc phải phụ thuộc vào nhau" và có xu hướng phát triển tốt, thay vì hoạt động một cách rời rạc.

Vậy làm thế nào để có thể "Team Building"?

Nhiều nhà quản trị nhân sự thường đánh đồng các hoạt động team building và chương trình game vận động tập thể. Họ cho rằng tổ chức cho nhân viên của mình chơi những trò chơi mang tính tập thể, nơi mà mọi người buộc phải cùng nhau mới vượt qua được thử thách, là Team Building.

Suy nghĩ này là đúng nhưng không hoàn toàn.

Một ví dụ như sau,  năm nay Công ty bạn tuyển dụng một lượng cực kỳ lớn nhân viên mới, ban lãnh đạo nhận ra sự rời rạc giữa nhân viên cũ và mới, công ty quyết định tổ chức một Chương trình team building Nha Trang cho anh chị em, dùng để kết nối các cá nhân lại với nhau, và bạn nghĩ rằng chương trình team building này là "liều thuốc tiên" để công ty trở thành một khối đại đoàn kết ?

Đó là một suy nghĩ hoàn toàn sai lầm, một Chương trình du lịch kết hợp Team Building nó chỉ là một liều thuốc bổ nhẹ nhàng, một sự khởi đầu cho tất cả những yếu tố giúp cấu thành sự liên kết giữa các cá thể trong một tổ chức.

Team Building không đơn thuần chỉ là những trò chơi vận động, nó là một quá trình diễn ra hằng ngày tại nơi mà tổ chức của bạn đang làm việc, nó không quá xa vời mà ngược lại cực kỳ cụ thể và thực tế. Di chuyển một cái bàn hay treo một tấm Background mừng sinh nhật, những công việc tưởng chừng đơn giản nhưng nếu không có sự hỗ trợ của người khác bạn sẽ khó mà hoàn thành tốt được.

Nói tóm lại, Team Building cần được duy trì và phát triển liên tục, nếu việc Đào tạo nhan sự như một liều thuốc kích thích năng lực của tổ chức thì Team Building cần thiết như dinh dưỡng để nuôi tổ chức đó khỏe mạnh vậy.

Team Building như thế nào là đúng ?

Có hàng trăm cách và hoạt động khác nhau để 'build" một"team" vững mạnh, từ một đội thể thao đến các nhóm học chung hay thậm chí là một bộ phận trong công ty cho đến cả quân đội,v.v...

Và cũng có rất nhiều định nghĩa cũng như khái niệm riêng về Team Building cho từng ngành nghề hoạt động khác nhau, tuy nhiên hiện nay chúng ta đã thống nhất được 4 yếu tố chính của Team Building:

1. Thiết lập mục tiêu.
2. Quản lý mối quan hệ giữa các cá nhân.
3. Xác định rõ vai trò của các cá nhân trong tập thể.
4. Xác định và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của tập thể.

4 yếu tố này như một bánh xe, tùy từng giai đoạn mà có sức ảnh hưởng - độ quan trọng khác nhau trong toàn thể quá trình "Team Building".

Nếu bạn đang lên kế hoạch để củng cố lại sức mạnh cho tổ chức của mình hãy cố gắng xây dựng một chiến lược phát triển xung quanh 4 yếu tố này và tuyệt nhiên chỉ có thể thêm không thể bớt.

Về từng yếu tố, chúng tôi sẽ có một bài viết khác phân tích rõ ràng hơn, sẽ giúp bạn đọc tiếp cận gần hơn về công cuộc xây dựng một đội nhóm mạnh.

Kết

Ở bài này, Viet Nam Teamwork đã cố gắng chỉ ra một vài khái niệm và kiến thức căn bản của Team Building. Hy vọng sẽ giúp được các bạn có cái nhìn bao quát về Team Building, hẹn gặp lại trong một bài viết khác.

Sài Gòn, 20/5/2015.

Tâm Đặng và Vietnamteamworkers.